TIETOSUOJAILMOITUS

Päivitetty: 7.10.2022

YHTEISTYÖKUMPPANEIDEN, TAVARANTOIMITTAJIEN JA PALVELUNTARJOAJIEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TIETOSUOJASELOSTE

Tämä tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojesi käsittelyä, jos olet Hedengren konsernin yhteistyökumppanin, tavarantoimittajan tai palveluntarjoajan yhteyshenkilö tai edustaja.

Hedengren suojaa käsittelemiään henkilötietoja, noudattaa toiminnassaan tietosuojalakia ja muuta asiaankuuluvaa lainsäädäntöä sekä hyviä tietosuojakäytäntöjä.

Tämä tietosuojakäytäntö auttaa sinua ymmärtämään, mitä henkilötietoja Hedengren sinusta kerää ja miksi, ja miten käsittelemme henkilötietoja. Lisäksi saat tietoa oikeuksistasi rekisteröitynä ja siitä kuinka voit käyttää niitä.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä Hedengren konserni (”Hedengren”)
Tietosuoja-asioita hoitavan henkilön yhteystiedot:
tietosuoja@hedengren.fi
Oy Hedengren Ab/Tietosuoja, Lauttasaarentie 50, 00200 Helsinki
Puh. 0207 638 000 (vaihde)

MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME?

Henkilötiedoillasi tarkoitetaan kaikkea sellaista tietoa, joka on yhdistettävissä sinuun tai jonka avulla sinut voidaan tunnistaa. Yhteistyökumppaneiden, toimittajien ja palveluntarjoajien yhteyshenkilöistä käsiteltävät tiedot ovat pääasiassa yhteystietoja sekä yritysten ja yhteisöjen perustietoja. Jos olet edustamasi yrityksen avainhenkilö tai omistaja, voimme näiden tietojen lisäksi käsitellä sinuun liittyviä maksukyky- tai muita taustatietoja.

Käsiteltävät henkilötiedot    
•    Nimi,
•    Työyhteystiedot, kuten työpaikan osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
•    Tehtävä tai asema yrityksessä
•    Mahdolliset markkinointikiellot
•    Yrityksen avainhenkilöiden ja omistajien osalta lisäksi mahdolliset luotto- tai maksukykyyn liittyvät tiedot ja muut taustatiedot.

MISTÄ LÄHTEISTÄ SAAMME HENKILÖTIETOSI?

Saamme käsittelemämme henkilötiedot pääasiassa sinulta itseltäsi tai edustamaltasi organisaatiolta. Hankimme tarvittaessa henkilötietoja myös muista lähteistä, kuten esim. organisaation verkkosivuilta tai yleisistä lähteistä. Avainhenkilöiden tai omistajien osalta hankimme tarvittaessa tietoja myös Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ), Kaupparekisteristä, Suomen Asiakastieto Oy:stä ja Bisnode Finland Oy:stä.

MIHIN TARKOITUKSIIN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI?

Käsittelemme yhteistyökumppaneiden, toimittajien ja palveluntarjoajien yhteyshenkilöiden tietoja yhteistyö- tai sopimussuhteen hoitamiseen ja yhteydenpitoon sekä mahdollistaaksemme palveluiden toteuttamisen sekä tuotteiden ostot ja toimitukset. Tämän lisäksi yritysten avainhenkilöiden tietoja käsitellään liiketoimintakumppanin tunnistamiseksi sekä lain ja viranomaisvaatimusten täyttämiseksi. Käsittelyn oikeusperuste on näissä tapauksissa sopimus. Mikäli kyseessä on potentiaalisen yhteistyökumppanin, toimittajan tai palveluntarjoajan henkilötietojen käsittely, on käsittelyperuste Hedengrenin oikeutettu etu.

Yhteyshenkilöiden tietoja käsitellään myös viestintään sekä kyselyiden ja tapahtumien toteuttamiseen. Tämän tarkoituksena on antaa yhteistyökumppaneille, toimittajille ja palveluntarjoajille ajankohtaista tietoa Hedengrenin tuotteista ja palveluista.  Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu Hedengrenin oikeutettuun etuun.

Käsittelemme henkilötietoja myös lakiin perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi ja viranomaispäätösten noudattamiseksi. Tällaisia ovat esimerkiksi lakisääteinen kirjanpitovelvollisuus sekä verotusta koskevat velvoitteet.

Turvallisuus ja väärinkäytökset

Käsittelemme henkilötietojasi myös palvelujemme ja viestintäverkkojemme tietoturvasta huolehtimiseksi. Kameravalvonnan avulla tallentamaamme aineistoa käsittelemme toimitilojemme turvallisuudesta huolehtimiseksi. Tarvittaessa käytämme henkilötietoja myös erilaisten väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja tutkintaan.

KETKÄ KÄSITTELEVÄT TIETOJASI?

Järjestelmiin ja niiden sisältämiin henkilötietoihin on pääsy vain sellaisilla Hedengrenin henkilöstön jäsenillä, joilla on työnkuvansa perusteella tarve ja oikeus käsitellä henkilötietoja. Kaikki henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sopimuksin sitoutuneet tietojen salassapitoon ja henkilötietojen luottamukselliseen käsittelyyn.

Henkilötietojasi voidaan myös siirtää sopimukseen perustuen palveluntarjoajille toimeksiannostamme tapahtuvaa käsittelyä varten. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietojasi määrittelemillämme tavoin palveluiden tuottamiseksi eikä heillä ole oikeutta käyttää tietojasi omiin tarkoituksiinsa. Hedengrenin toimintaan ja palveluiden tuottamiseen osallistuvien ulkoisten käsittelijöiden kanssa on laadittu henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset, jotka määrittelevät henkilötietojen käsittelyyn liittyvät ehdot ja vastuut.

Käytämme ulkopuolisia käsittelijöitä mm. järjestelmien toimittamiseen ja ylläpitoon, sekä erilaisten teknisten alustojen tarjoamiseen.

KENELLE TIETOJASI LUOVUTETAAN?

Henkilötietojen luovuttamisella tarkoitetaan tilanteita, joissa henkilötietojasi annetaan toisen rekisterinpitäjän omaan itsenäiseen käyttöön. Tietoja luovutetaan ulkopuolisille tahoille ainoastaan tapauksissa, joissa vastaanottajalla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja tai poikkeustapauksissa rekisteröidyn suostumuksella. Hedengren voi luovuttaa näillä perusteilla henkilötietoja esimerkiksi poliisille, verottajalle, tuomioistuimille tai ulosottoviranomaisille.   

SIIRRETÄÄNKÖ TIETOJASI EUROOPAN ULKOPUOLELLE?

Käsittelemme henkilötietojasi pääsääntöisesti Euroopan unionin ja talousalueen sisäpuolella.
Jotkin käyttämistämme palveluntarjoajista voivat kuitenkin ajoittain siirtää henkilötietoja
Euroopan ulkopuolella sijaitseville alihankkijoilleen, kuten verkkoliikenne- ja muita
infrastruktuuripalveluita tuottaville yrityksille. Tällöin tietoja siirtyy erityisesti Yhdysvaltoihin.

Huolehdimme siitä, että siirrot ovat välttämättömiä ja että ne toteutetaan hallitusti ja
lainsäädännön asettamien vaatimusten mukaisesti. Varmistamme sopimuksellisin keinoin
sen, että jokaiselle tiedonsiirrolle on olemassa lainsäädännön edellyttämä suojamekanismi ja
että mekanismia täydennetään asianmukaisilla suojatoimilla, joiden tarkoituksena on taata
tietojen luottamuksellisuus ja vaatimustenmukaisuus. Tiedonsiirtomekanismina käytetään
ensisijaisesti Euroopan komission tekemiä riittävyyspäätöksiä, eli Yhdysvaltojen osalta Data
Privacy Framework -järjestelyä (tietosuoja-asetuksen 45 artikla), ja toissijaisesti Euroopan
komission mallisopimuslausekkeita (tietosuoja-asetuksen 47 artikla).
Mallisopimuslausekkeisiin voit tutustua EU:n verkkosivuilta: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32021D0914.

Jos haluat lisätietoja kansainvälisistä siirroista, ota yhteyttä tietosuoja@hedengren.fi

KUINKA KAUAN SÄILYTÄMME TIETOJASI?

Henkilötiedot pyritään pitämään ajantasaisina päivittämällä niitä säännöllisesti. Mikäli tietoihisi liittyy osto- ja maksutapahtumia, säilytämme tietoja kirjanpitolainsäädännön mukaisesti. Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu Hedengrenin oikeutettuun etuun, on tietojen säilytysaika 3 vuotta viimeisimmästä kontaktista, lukuun ottamatta julkisista lähteistä hankittuja yhteystietoja, joita päivitetään ja säilytetään toistaiseksi. Sopimuksilla olevat tiedot säilytetään pysyvästi.

MITKÄ OVAT OIKEUTESI REKISTERÖITYNÄ?

Sinulla on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet Hedengrenin käsittelemiin henkilötietoihin. Oikeuksien laajuus ja toteuttaminen riippuvat henkilötietojen käsittelyperusteesta lainsäädännön mukaisesti.

Sinun on mahdollista tarkistaa mitä tietoja Hedengrenillä on sinusta sekä pyytää tietojesi oikaisemista tai päivittämistä. Sinulla on myös oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä, esimerkiksi markkinointitarkoituksiin.

Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan tietosi. Pyynnöstäsi poistamme tietosi, ellei meillä ole velvollisuutta säilyttää niitä esimerkiksi kirjanpitoon tai verotukseen liittyvän lainsäädännön vuoksi. Tietyissä tietosuojalainsäädännössä tarkoitetuissa tilanteissa sinulla on myös oikeus pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä. Mikäli henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus pyytää meitä siirtämään tietosi, jotka itse olet meille toimittanut, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle yritykselle.

Jos sinulla on kysyttävää tietojesi käsittelystä tai haluat käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi, lähetä tiedustelusi dokumentin alussa annettuja yhteystietoja käyttäen.

Mikäli epäilet, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki tai www.tietosuoja.fi .

MUUTOKSET TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖÖN

Päivitämme tietosuojakäytäntöä tarvittaessa toimintamme ja palveluidemme kehittymisen myötä. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön tai parhaiden käytäntöjen muuttumiseen. Kehotamme säännöllisesti tarkistamaan uusimman version tietosuojakäytännöstä verkkosivuiltamme

Tietosuojakäytäntö on päivitetty 23.6.2022.